In 1882 valt het besluit een gemeente-archivaris aan te stellen. Van dat jaar dateert ook een reglement op het archief en een instructie voor de gemeentearchivaris. Gezien het feit dat zijn salaris ligt op het niveau van een straatveger is de functie niet anders dan als een deeltijdbaan te beschouwen. In de 19e eeuw is de zorg voor het archief toevertrouwd aan de gemeentesecretaris. Artikel 16 van zijn instructie luidt als volgt: "Hij is onder toezigt van Burgemeester en Wethouders belast met de zorg voor de behoorlijke bewaring van het Archief, de boekerij en al hetgeen tot het huishoudelijke der Secretarie betrekking heeft, en zorgt wijders dat de hiervan bestaande lijsten of registers behoorlijk worden bijgehouden.- Wanneer er stukken door ouderdom dreigen te vergaan, geeft hij daarvan kennis aan Burgemeester en Wethouders." De secretaris krijgt bij het archiefbeheer assistentie van de commissie ter verzekering eener goede bewaring van Gedenkstukken van Geschiedenis en Kunst, terwijl ook burgemeester Mr. F.P. Bijleveld zich op uitvoerend niveau bezighoudt met werkzaamheden voor het oudarchief.[1]
Naast het archief valt ook de gemeentebibliotheek onder het beheer van de archivaris. Dit is het geval tot 1931, wanneer de bibliotheek wordt opgeheven.
De eerste archivaris blijft slechts een jaar in functie. In 1883 volgt hij de dat jaar overleden gemeentesecretaris op. De tweede archivaris, Mr. W. van de Poll wordt in 1897 opgevolgd door Van Schevichaven die tot zijn overlijden op 13 oktober 1918 in dienst zal blijven als gemeente-secretaris. De beloning voor de functie blijft, ondanks de inflatie, de hele periode op het zelfde lage niveau. Betaalde medewerkers heeft de archivaris niet, wel heeft hij sinds 1889 voor het inventarisatiewerk de hulp van vrijwilligers.[2]
Voor het archief is het begin van de twintigste eeuw een nieuwe periode. Met de benoeming van M.P.M. Daniels[3] tot archivaris wordt het tijdperk Van Schevichaven afgesloten. Daarmee komt ook een einde aan het amateuristisch beheer van het archief. De nieuwe Archiefwet van 1918, die overigens pas in werking treedt na de benoeming van Daniels, markeert eveneens het begin van een tijdperk waarin het archiefbeheer op professionele basis zal geschieden. In 1940 wordt naast de archivaris een tweede betaalde kracht, Dr. J.A.B.M. de Jong, benoemd. Twee jaar later wordt deze ambtenaar de opvolger van Daniëls.[4] De nieuwe archivaris krijgt op zijn beurt ook weer een ambtenaar naast zich. Als De Jong, in 1943 net als de meeste leidinggevenden in de gemeentelijke organisatie om politieke redenen de dienst verlaat, neemt zijn ambtenaar tot na de bevrijding de functie van archivaris waar.
Bewerking van de resultaten van onderzoek, gedaan in de jaren 1994-1996, naar lokaal bestuur en gemeentelijke overheid in Nijmegen door Lisette Kuijper (Regionaal Archief Nijmegen, 2010)
