Stadssecretaris

Nijmegen heeft in de 19e eeuw een eerste en tweede stadssecretaris. Deze staan hiërarchisch direct onder de (president-) burgemeester. Vanaf 1851 is er slechts sprake van één gemeentesecretaris, die de steun en toeverlaat vormt van het bestuur en tevens hoofd is van de secretarie.

Takenpakket eerste secretaris

• Assisteren van de president-burgemeester en bijwonen en notuleren van de vergaderingen van de burgemeesteren.
• Het op schrift stellen van alle brieven, besluiten en ordonnantiën op schrift; het bijhouden van register van alle in- en uitgaande stukken; het verbaal opmaken van alle handelingen en resoluties; het erop toezien dat de klerken al deze officiële stukken in het net schrijven.
• Aantekening maken van alle opdrachten van de burgemeester gedaan aan de stadsontvanger. Register bijhouden van alle door de burgemeester gecontroleerde stukken van de ontvanger en het maandelijks

verzenden van een staat naar het ministerie van Financiën.

Takenpakket tweede secretaris

• Bijwonen en notuleren van de raadsvergaderingen; het op schrift stellen van alle daar genomen besluiten; het erop toezien dat de klerken al deze officiële stukken in het net schrijven.
• Register maken van alle in- en uitgaande stukken van de raad.
• Het op orde houden van de registers van de burgerlijke stand.
• Zorg dragen voor het inhouden en boekhouden van de leges. Het assisteren van de burgemeesteren bij al hun werkzaamheden in dit kader.
• Registreren welke troepen er in garnizoen liggen en maandelijks de nodige stukken naar het ministerie van oorlog zenden, zodat de 'Servies gelden' van het ministerie verkregen worden.
• Bijhouden welke middelen nodig zijn voor transport van de troepen en zorgen voor een goede financiële afwikkeling ervan.

Verder hoort het tot de taak van beide secretarissen toe te zien of de klerken hun werkzaamheden goed verrichten. Werken de klerken niet naar behoren, dan dienen de secretarissen dit te rapporteren aan de burgemeesteren.

Gemeentesecretaris

Door de gemeentewet van 1851 vindt aan de top van de ambtelijke hiërarchie belangrijke wijziging plaats. In plaats van de twee stadssecretarissen komt er nu één gemeentesecretaris. Burgemeester en wethouders bevelen C.C. Haverkamp en J. Stolk bij de raad aan, waarna de raad niet op de eerste maar op de tweede stadssecretaris zijn keus laat vallen. Ruim een week na zijn benoeming overlijdt Stolk al. Van 29 oktober tot 5 december is hoofd-ambtenaar C. de Roos waarnemend secretaris, waarna Mr. R.O.B. Verheijen de nieuwe gemeentesecretaris wordt. De gemeentewet geeft slecht een vage omschrijving van de taken van de secretaris: hij is de in de wet genoemde organen en commissies behulpzaam in alles wat het hun opgedragen bestuur betreft. In de instructie die de raad in zijn vergadering van 21 november 1851 opstelt worden zijn taken echter uitgebreid omschreven.<ref>Raadssignaten, 1851, f. 158 v. en volgende; ook: S.A.N., 1851-1860, nummer 70, daarin gedrukt stuk Instructie voor den gemeente-secretaris te Nijmegen, Nijmegen 1851; handgeschreven versie in: S.A.N., seriedelen 455, f. 19 r. en volgende.</ref>

In grote lijnen komt de instructie erop neer dat hij steun en toeverlaat is van het bestuur en tevens hoofd van de secretarie. Hij moet de nodige wets- en dossierkennis bezitten om zijn ambtenaren te instrueren en hij moet vraagbaak zijn voor het gemeentebestuur. Tevens beheert hij het archief. Raadsleden en Burgemeester en Wethouders mogen stukken meenemen, maar dan kan de secretaris vragen om een bewijs van ontvangst. Voor eventuele veranderingen binnen de secretarie kan hij na samenspraak met de griffier ter secretarie een voorstel doen aan B. en W.. De Nijmeegse secretaris is blijkbaar meer dan een zuiver uitvoerend dienaar van het lokaal bestuur. Hij mag ook zelf initiatieven nemen. In de instructie ontbreekt een gedetailleerde omschrijving van deeltaken. Over de administratieve bemoeienis met het garnizoen, één van de taken van de vroegere tweede stadssecretaris, rept de instructie met geen woord.

Voetnoten

<references/>

Bronnen

• Gruppelaar, L., Lokaal bestuur en stedelijke overheid te Nijmegen, 1816-1851, Gemeentearchief Nijmegen, 1994.
• Gruppelaar, L., Lokaal bestuur en gemeentelijke overheid te Nijmegen, 1851-1919, Gemeentearchief Nijmegen, 1994.

Verantwoording

Bewerking van de resultaten van onderzoek, gedaan in de jaren 1994-1996, naar lokaal bestuur en gemeentelijke overheid in Nijmegen door Lisette Kuijper (Regionaal Archief Nijmegen, 2010)